اصول و فنون مذاکره                                            استاد مظفر آبادی

درتجارتنیزهمانندزندگی،آنچهراسزاوارشهستید،بهدستنمیآورید،بلکهآنچهرابرسرآنمذاکرهکردهاید،بهدستمیآورید.

سر فصل مطالب

. مذاکرهچیست؟

. آمادگیهايقبلازمذاکره

. مهارتها،ویژگیشخصیتیورفتاريمذاکرهکننده

. روشهايمذاکره

. اصولمذاکرهعلمی

مذاکره چیست؟

. بهفرایندتشخیصخواستهها،اولویتبنديآنها،بحثبررويآنهاوتوافقبرروي

آنهامیباشد . مذاکرههموارهباتبادلامتیازاتهمراهمیباشد . امتیازاتیکهممکن

استبزرگیاکوچکماديیامعنويمشهودیانامشهودباشد .

. مذاکرهتبادلارتباطبرايرسیدنبهتوافقیاستوقتیکهشماوطرفمقابلشما

دارايمنافعیهستیدکهبینشمامشتركاستودرهمانحالمنافعیداریدکهبا

یکدیگردرتضاداست.

Negotiation is a conflict of interests

 

آمادگی هاي قبل از مذاکره

مهارتها،ویژگی هاي شخصیتی و رفتاري مذاکره کننده

• هرمذاکرهکنندهايبایستیحداقل20ویژگیرادرخودداشتهباشدویاسعیدر

پرورشداشتهباشدکهدرادامهدرموردآنتوضیحمیدهیم

1- صداقت و راستگویی

• منظورازصداقتدرمذاکره،بهمعنیگفتنهمهچیزنیست.مثلادرمذاکرهبرايخرید

نامرقبايطرفمقابلوقیمتپیشنهاديرقبا

• لازمنیستبههرسوالیکهطرفمقابلمیپرسدپاسخداد.

2- ادب،متانت و حفظ حرمت طرف مقابل

• اینخودماهستیمکهرفتارطرفمقابلرانسبتبهخودشکلمیدهیم.

• آنچهرادررعایتادبمیتوانبهدستآورددربیادبینمیتوانبهدستآورد.

• مذاکرهکنندهشوخینمیکندواجازهنمیدهدبااوشوخیکنند.

• شوخیحرمتراازبینمیبرد،اماخوشروییلازماست.

• مرزبینرفیقبودنودوستبودنرادرنظرداشتهباشیم.

3-روشن،صریح،قابل فهم مستمر و آرام مذاکره کنیم

• جملاتنارساوناتمامدرمذاکرهبهکارنبریم.

• زمانیکهصحبتهايطرفمقابلرانفهیمدیمباحدسوگمانسعیدردركطرفمقابل

نداشتهباشیم.

4- اعتماد به نفس

• داشتنتجربهمیتوانداعتمادبهنفسرابالاببرد.

• اشرافکاملبهموضوعمذاکرهاعتمادبهنفسرابالامیبرد.

• درمقابلطرفمقابلاحساسضعفنکنید.

5- احساس وظیفه،حفظ امانت و داشتن وجدان کاري

• مذاکرهکارطاقتفرساییستوانرژيبسیاريلازمدارد.

• فوقالعادهوجدانکاريلازماست.

• بهعنوانیکامینوامانتدارمذاکرهکنید.

6-رازداري

• هرگونهاطلاعاتفوقالعادهسرياست.

• گاهیافشايبرخیاطلاعاتبهنظرسادهروندمذاکراتراتغییرمیدهد.

• هرنوعاطلاعاتورقموعددرازحسابمیشود.

7- بردباري،خویشتن داري

• نقطهشروعهرمذاکرهاياختلافنظراستودیدگاههايمخالف

• مذاکرهکنندهباصبوريپذیراينظراتطرفمقابلباشد.

• گاهیطرفمقابلموضوعاتسادهومنطقیراقبولنمیکند.

• صبوريدربرابررفتاربیادبانهطرفمقابل

• ازعکسالعملهاياحساسیاجتنابکنید

8- هوشیاري کامل،سرعت انتقال تفکر و اندیشه

• درمذاکرهحضورجسمیوذهنیفعالداشتهباشید.

• اگرهمکارشمادرحالصحبتاستصحبتهاياوراپیگیريکنید.

• یادداشتکردنماازپیگیريمطالباصلیبازندارد.

• درذهنخودمطالبرابهصورتسلسلهمراتبیدرذهنداشتهباشیم.

• سریعاازصحبتهايطرفمقابلمقصوداصلیاوراکشفکنید.

• گاهیطرفمقابلبازدنحرفهاییتوافقاتقبلیرابرهممیزند.

9- برخورداري از منطق

• منطققانونیجهانشمولاست.

• حرفغیرمنطقیطرفمقابلنبایدشماراازمسیرمنطقیمنحرفکند.

10-رعایت انصاف و منافع مشروع طرف مقابل

• منافعبرحقطرفمقابلرالحاظکنیم.

• توافقیکهمنافعطرفینرادربرنداشتهباشدآسیبپذیراست.

• اگرمابهجايطرفمقابلنشستهبودیمچگونهفکرمیکردیم.

11- آگاهی کامل به موضوع و اشراف به جوانب آن(نگرش سیستمی                   ورودی       فرآیند       خروجی

• بدونمطالعهموضوعاتمهممذاکرهنمیتوانسرمیزمذاکرهنمیتوانحاضرشد.

• عدمآگاهینسبتبهموضوعمذاکرهکنندهرادچارضعفمیکند.

 

For Cfrحمل دریایی Cuf حمل هوائی cif exwork

• اگرگروهبزرگاستبایستیمدیربهتمامجوانبموضوعاشرافداشتهباشد.

12- آگاهی از استانداردهاي بین المللی موضوع مذاکره

• آگاهیازاستانداردهايوقوانینفاینانسبینالمللی

• آگاهیازقوانیناینکوترمز(قوانین بین المللی بازرگانی incoterms)

13- تسلط به زبان خارجی

• بهخوبیحرفبزند.

• روشنوشفافحرفبزند.

14- احترام به تخصص و شخصیت تیم خودي

• مسئولتیممذاکرهکنندهباهمهتوانمنديها،نمیتوانددرهمهزمینههامتخصصباشد.

• مسئولهیاتنمیتوانددرمسائلجزییورودکند.

• ازتحکمبهافرادتیمخوديپرهیزکندحتیاگرازآنهاناراحتاستحقانتقادندارد.

• درجلسهبهصورترئیسومرئوسبرخوردنکندچراکهطرفمقابلتصورکندبایکتیم

حرفهايروبروست.

15-حفظ مشارکت و مدیریت فعال براي نتیجه بخشی

• بهصورتعلمیوزیرکانهمدیریتجلسهرادراختیاربگیرد.

• افرادوطرفمقابلراواداربهفعالیتومشارکتکند.

• ازطریقپرسشوپاسخطرفمنفعلرامشارکتدهد.

• بهخاطرقدرتبیشترطرفمقابلمدیریتجلسهرابهطرفمقابلندهیم.

16-مدیریت زمان

• درزمانکوتاهیمذاکرهرابهنتیجهبرسانیم.

• درگیرتاکتیکوقتتلفکردنوکشاندنبهلحظاتآخرنشویم.

• درصورتنداشتنزمانکافیتوافقنکنیم.

17- جلب مشارکت اعضاي تیم خودي مذاکره

• مذاکرهنمایشیکنفرهنیست.

• ازکمکفکريوانرژيافرادتیمخودياستفادهکنیم.

• اگرافرادخوديرادرگیرنکنیمممکناستبهمنتقدنتایجمذاکرهتبدیلبشوند.

• بارمسئولیتراتقسیمکنیم.

18- احترام به فرهنگ و مذهب طرف مقابل

• واردموضوعاتمربوطبهاعتقاداتفرهنگیومذهبیطرفمقابلنشوید.

19-آراستگی ظاهري و اهمیت دادن به آداب معاشرت

20- گوش کردن فعال به سخنان طرف مذاکره

انواع مذاکره:1-ملایم:توافق روی هر موضوع که مطرح می شود قبول می کند.2-سخت: توافق روی هر موضوع که مطرح می شود قبول نمی کند.3-علمی و اصولی سخت

موضوع خواسته  منفعت دلیل خواسته ها

انواع مذاکره : 1-برنده بازنده 2-برنده برنده (دوسر سود)

فرایند مذاکره

چهار نکته اساسی در مذاکره اصولی (علمی)الف اشخاص را از مسأله جدا کنیدب-روی منافع تمرکز کنید نه روی مواضع ج-برای تأمین منافع متفابل حق انتخاب های متنوع رابی اندیشید-د- به استفاده از معیارهای عینی اصرار کنید نه ذهنی

الف- اشخاص را از مسأله جداکنید: فرد مذاکره کننده دارای شخصیت است و دارای احساس –ادراک و ارتباط است و شخص مذاکره کننده دارای منافعی است که ماهوی (ماهیتی مرتبط با مسأله است)و منافع شخصی ارتباط بلند مدت کاری است شخص مذاکره کننده باید احساسات خود نسبت به طرف مقابل مذاکره را از موضوع مذاکره جدا کنند و احساسات داخل موضوع نشود و احساسی عمل نکنیم توهین به شخصیت طرف مقابل توهین نشود و طرف مذاکره را باید درک کرد و حداکثر خود را جای طرف مقابل بگذارد

مقاصد آنها را از نگرانی های خودتان استنباط نکنید

طرف مقابل را بخاطر مسائل خود ملامت نکنید

-دیدگاه های یکدیگر را مرود بحث قرار دهید

احساسات-ابتدا احساسات طرف مقابل خود را بشناسید و درک کنید–به طرف مقابل اجازه دهید ناراحتی ها،هیجانات و خشم خود رابیرون بریزد–نسبت به برافروختگی احساسی واکنش نشان ندهید-از حراکات سمبلیک استفاده کنیم.

به طرف مقابل خوب گوش دهیم در هنگام صحبت طرف باید به بین دو چشم نگاه کنید و وقتی در حال حرف زدن هستید به دهان طرف نگاه کنید

در هنگام صحبت کردن درباره خودتان صحبت کنید در منافع انسانها نماینده انتزاعی سازمان نیستند 2-روی منافع تمرکز کنیم نه روی مواضع منافع :دلیل خواستن خواسته ها

مواضع خواسته ها طرف مقابل نکات : چگونه منافع را مشخص کنیم 1-شفاف کردن صورت مسئله 2-سوأل پرسیدن (چرا-چرا نه)منافع را باید به طرف مقابل شفاف گفت تهیه فهرست که منافع طرف مقابل و شما چیست و منافع و خواسته های خود را صریح و روشن بیان کنید منافع و خواسته های طرف مقابل را بعنوان بخشی از مسئله بپذیرید.

به آینده نگاه کنیم نه به گذشته قاطع ولی انعطاف پذیر باشید باید روی تأمین منافع ما باید قاطع باشیم و روی مواضع و روش رسیدن به خواسته هایم ومنافع مان انعطاف نشان دهیم.

2-برای رسیدن به منافع به حق انتخاب های متنوع بیاندیشید

3-برای رسیدن به منافع طرفین راه حل های مختلف بیاندیشید (طوفان مغزی تکنیک

طوفان مغزی در مورد خرید منزل  : مرحله اول طرح مسئله خرید منزل اما مقداری پول کم داریم بطور شفاف مشخص می کنیم

مرحله دوم جمع آوری ایده ها و نظرات و ایده ها در خصوص مسئله مطرح شده و کسی هم در باره ایده های مطرح شده نظری ندهد مرحله سوم تجزیه و تحلیل هر یک از ایده ها و امکان سنجی ایده ها از لحاظ قابل اجرا بودن مرحله چهارم اقدام به عملیاتی کردن ایده های مطرح شده مناسب

استفاده از معیارهای عینی اصرار ورزیدن نه ذهنی : باید برای اینکه به طرف مقابل نشان دهید که کاری که میخواهد و در نظر دارد امکان پذیر نیست با یک سری مستندات که قابل لمس ،رویت و باورکه دارای یکسری استاندارد باشد این امر را برای او امکان پذیر کنیم

بطور مثال اگر طرف مقابل اصرار دارد برای ساخت یک مجتمع آپارتمانی به مدت شش ماه باید با آوردن یک سری دیتیل جهت شروع ساخت یک پروژه ساختمانی و قید زمان هر مرحله از کار و نشان دادن زمان نهایی به او بقبولانیم که در ظرف مدت خواسته شده امکان وجود ندارد.

تهیه چک لیست نتیجه توافقات :نکات مهم1-آیا هدف کلی مذاکره و توافق در قرارداد نهایی به صورت شفاف و روشن ذکر شده است 2- آیا کلیه منافع مورد توجه طرفین در قرار دادگنجانده شده است 3-آیا نظرکلیه افرادی که حاصل توافق به نوعی آنها را نیز در گیر خواهد کرد پرسیده شده است 4-در مورد هر بند از توافق دقیقاً چه چیزی مورد توافق قرارگرفته . آیا بندها از شفافیت کامل برخوردار هستند 5-آیا در مورد اینکه هر وظیفه ای توسط چه کسی در چه زمانی و با چه شراطی انجام شود تصمیم گیری شده است 6-آیا در مجموع توافق حاصل شده یک توافق منطقی است 7-آیا روشی برای حل تعارضات و اجتناب از سوءبرداشتهای احتمالی در نظر گرفته شده است

قوانین امتیاز دهی در توافقات1-همیشه در پیشنهادات خود جای کافی برای امتیاز دادن به طرف مقابل باقی گذارید2-تا حد امکان تا طرف مقابل خواسته و اهداف خود را آشکار کند ممکن است او در پی امتیاز کمتری باشد و شما ندانسته امتیاز بزرگی به او دهید3-اولین کسی باشید که یک امتیاز کوچک می دهد و هیچ وقت اولین کسی نباشید که یک امتیاز بزرگ می دهد4-امتیازی را اعطاء کنید که براتیان کم اهمیت باشد ولی به گونه ای وانمود کنید که گویا امتیاز مهمی داده اید5-اجازه دهید طرف مقابل برای کسب امتیاز کوشش کند این کار طعم امتیاز را شیرین تر می کند 6-برای هر امتیاز که می دهید چیزی از طرف مقابل بخواهید 7-آرام امتیاز دهید با هر امتیاز یک گام به جلو بردارید8-محدودیت های امتیاز دهی خود را برای طرف مقابل آشکار نکنید 9-گاهی به درخواستهای طرف مقابل نه بگوئید 10-فهرست امتیازاتی که در مذاکره به شما اعطاءشده است و یا اعطاکرده اید را یاداشت کنید سعی کنید روند را تشخیص دهید 11-زود و زیاد امتیاز ندهید

چالشهای متداول در مذاکره: 1-پیشنهاد های دارای مهلت محدود (انفجاری)سعی کنید اگر طرف مقابل برای امضاءتوافقنامه زمان تعیین کرده با مطالعه کامل و بررسی جوانب کار تن به امضاءقرارداد دهید و یا شرط تعین کنید برای قرارداد2-عدم وفا داری به تعهدات 3-مواجهه با پیش شرط که دو صورت است موضوعی اول مذاکره سر موضوع مذاکره پیش شرطی قرار می دهد که کل مذاکره را از بین می برد مثال اگر برای خرید اقساطی ماشین می خواهیم مذاکره کنیم و طرف ما می گوید بشرط پول نقد مذاکره می کند یعنی دیگر مذاکره معنی نمی دهد دوم رویه ای یعنی در روند مذاکره پیش شر ط تعیین می کند 4-نه حرف من نه حرف شما 5-استراتژی کالباسی یعنی امتیاز دهی مرحله به مرحله مثل برش های نازک کالباس برا مقابله نیز باید از طرف مقابل بخواهیم که همان اول تمام خواسته هایش را بگوید مثل برای خرید خوردرو مشتری می گوید ریگ هم باشد بعد دوباره می گوید سیستم صوتی هم باید بدهید بعد دوباره بگوید لوازم اضافی ماشین هم باید بدهید برای مقابله باید همان اول بگوییم خواسته هایت چیست که تصمیم بگیرم.6-مقابله بادروغ اگر متوجه شدیم که طرف مقابل دارد به ما دروغ می گوید نباید مستقیم به ایشان بگوییم دروغ می گویی باید سعی کنیم که از دروغی که گفته به نفع خود استفاده کنیم

:: برچسب‌ها: جزوه تکمیلی اصول وفنون مذاکره,